สวัสดีครับ
งานที่ผมรับผิดชอบทุกวันนี้ทำให้ผมต้องเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษติดต่อกับคนต่างชาติแทบทุกวัน ซึ่งโดยมากเป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐในกลุ่มประเทศอาเซียน หรือเจ้าหน้าที่ขององค์การ WorldSkills หรือประเทศที่เป็นเจ้าภาพจัดการแข่งขัน WorldSkills
ถ้าถามว่าการเขียนอีเมลยากไหม ก็ขอตอบจากประสบการณ์ส่วนตัวว่า ถ้าเขียนให้ “ดี” ก็คงต้องใช้เวลาฝึกฝนอย่างใส่ใจพอสมควร ยกตัวอย่างเช่น
-บ่อยครั้งที่ผมกลัวว่า เนื้อหาของอีเมลจะไม่ชัดเจน ก็เลยเขียนมากเกินไปจนกลายเป็นเยิ่นเย้อ
-ผมกลัวว่าการใช้ภาษาจะไม่สุภาพ พอใช้ศัพท์ที่คิดว่าสุภาพแต่เผลอใช้มากไปหน่อย ก็อาจจะทำให้คนอ่านรู้สึกว่าเราไม่จริงใจ
-ส่วนเรื่องพื้นฐานกว่านี้ก็คือ เมื่อเป็น email ที่เป็นทางการ จึงต้องระวังไม่ให้ผิดเรื่อง grammar, spelling หรือ เครื่องหมายวรรคตอน
แต่ท่านผู้อ่านก็อย่าไปคิดว่ามันยากจนน่ากลัว ไม่หรอกครับ หลายคนที่ติดต่อกันจนคุ้นเคย จากที่เคยเขียนอย่าง formal ก็กลายเป็น informal คล้าย ๆ เป็นเพื่อนกัน ยิ่งถ้าได้เจอหน้ากันสักครั้งสองครั้ง เพราะเขามาเมืองไทยหรือเราไปเมืองเขา อาการเกร็งก็น้อยลง เหลืออยู่แต่ว่า จะเขียน email ยังไงให้ชัดเจน ครบถ้วน และตรงประเด็นมากที่สุด
ในบล็อกนี้ผมเคยแนะนำเว็บให้ศึกษาเรื่องการเขียน และดาวน์โหลดตำราการเขียน email หลายเล่ม ขอชวนให้ท่านที่มีหน้าที่ต้องเขียน email อย่างเป็นงานเป็นการเข้าไปศึกษาดู โดยเฉพาะ exercise ต่าง ๆ ซึ่งน่าจะช่วยปรับปรุงให้การเขียนของเราให้ดีขึ้น
ที่ลิงค์นี้ครับ
[1117]ภาษาอังกฤษสำหรับการเขียนอีเมล(Email English)
เว็บภาษาไทยก็มีครับ ที่ลิงค์นี้
[875] "ประโยคเด็ด – เคล็ดลับการเขียนอีเมล"
ผมเองเคยเข้ารับการอบรมเรื่องการเขียน email ที่จุฬาฯ ครั้งหนึ่ง อาจารย์ท่านสอนดีครับ แต่ผมก็อดรู้สึกไม่ได้ว่า การเขียน email นี่นะครับเป็นศิลปะอย่างหนึ่ง ที่ต้องอาศัยอย่างน้อย 3 เรื่อง
1.การได้เขียนบ่อย ๆ กับคนจริง ๆ และ ได้ทำ exercise บ่อย ๆ ที่ช่วยจับจุดอ่อนของเราได้จริง ๆ
2.การได้อ่านตัวอย่าง email ที่เขียนดี ๆ บ่อย ๆ และ
3.การได้อ่านหรือได้ฟังคำชี้แจง อธิบายขยายความ จนเราเข้าใจ และจำได้
อย่างไรก็ตาม ผมมาคิด ๆ ดูแล้ว เรื่องการฝึกเขียน email นี้ นอกจากอ่านตำราแล้ว คงต้องฟังการอธิบายด้วยวีดิโอจึงจะเห็นชัด เพราะอาจารย์จะได้สามารถธิบายได้ว่า การใช้คำ วลี ประโยค อย่างนี้ ๆ ผิดหรือไม่เหมาะสมอย่างไร น่าจะเปลียนเป็นอย่างนั้น ๆ ด้วยเหตุผลอย่างนี้ ๆ เรื่องอย่างนี้อ่านหนังสืออย่างเดียวอาจจะรู้แต่สมองอาจจะไม่รับ
ผมก็เลยไปที่ http://www.youtube.com/ และพิมพ์คำว่า how to write an email ลงไป ก็ได้วีดิโอสอน email ตามลิงค์นี้ครับ
หลังจากเปิดดูคุณภาพของคลิปวีดิโออยู่พักใหญ่ ก็ได้พบคลิปวีดิโอชุด Email Tune-Up ซึ่งมีคุณภาพดีทีเดียว โดยเขามีเกณฑ์ว่า การเขียน email ให้ดีต้องดู 3 เรื่อง คือ
1.แกรมมาร์, เครื่องหมายวรรคตอน, การสะกดคำ, และ layout ของ email
Mechanics - the grammar, punctuation, spelling and layout of the email.
2.การใช้คำศัพท์ และลักษณะการผูกประโยค
Style - the use of vocabulary and the way sentences are structured.
3.องค์รวมซึ่งแสดงความรู้สึกของ email ที่เราเขียน
Tone - the overall impression, or feeling, the text creates.
ได้มา 6 คลิปข้างล่างนี้ครับ- คลิกดู online ไฟล์ YouTube
-ET 01 คลิก
-ET 02: Asking for Feedback คลิก
-ET 03: An External Request Email คลิก
-ET 04: Bad News Messages คลิก
-ET 05 Email Tune-up - คลิก
-ET 06 – Writing Requests to Senior Managers คลิก
หรือคลิกดาวน์โหลดโดยตรงจากเว็บ businessenglishpod.com ก็ได้ครับ ข้างล่างนี้
Email Tune-up 01 – ESL Business Writing Video Podcast
Email Tune-up 02 – ESL Business Writing Video
Email Tune-up 03 – Business Writing: An External Request
Email Tune-up 04 – Business Writing: An Internal Bad News Message
Email Tune-up 05 – Email Tune-up: Discussing Design Changes
Email Tune-up 06 – Writing Requests to Senior Managers
ทั้ง 6 คลิป มาจากเว็บ businessenglishpod.com ข้างล่างนี้ครับ
http://www.businessenglishpod.com/?s=Email+Tune-up
http://www.businessenglishpod.com/business-english-podcast-lessons/
อ่านคำแนะนำวีดิโอ
หวังว่าท่านผู้อ่านคงได้รับประโยชน์ไม่มากก็น้อยจากวีดิโอชุดนี้
พิพัฒน์
gemTriple@gmail.com
ผมติดตามอ่านบล๊อกของคุณอามาระยะหนึ่งแล้วครับ ได้ประโยชน์มาก อยากเป็นกำลังใจอีกหนึ่งเสียงในการทำบล๊อคให้ความรู้แบบนี้ต่อไปเรื่อยๆครับ
ตอบลบขอบคุณนะคะ และจะคอยติดตามค่ะ
ตอบลบ